Tahapan Penyiapan Data P3KE

Data P3KE yang diminta oleh pemohon akan diproses melalui:

TAHAP 1: ADMINISTRASI PERMINTAAN DATA

Permintaan data dilaksanakan sesuai prosedur permintaan data yang telah dijelaskan pada bagian sebelumnya. Pemohon perlu memastikan kelengkapan dokumen pada saat menyampaikan permintaan data melalui kanal pelayanan yang disediakan untuk kelancaran proses permintaan data. Tahapan administrasi permintaan data ini terdiri dari beberapa proses, diantaranya proses registrasi pembuatan akun, konfirmasi dan pengajuan permohonan.

A. Proses Registrasi Pembuatan Akun

Untuk memulai, pemohon perlu melakukan proses registrasi pembuatan akun sesuai dengan prosedur sebagai berikut (lihat Gambar Proses Registrasi Pembuatan Akun dibawah):

1. Pilih tombol Pengguna Baru
2. Isi Data sesuai isian kolom
3. Pilih kotak Centrang
4. Masukan Kode Validasi
5. Pilih tombol Kirim

Keterangan:

• Kolom dengan tanda bintang wajib diisi oleh pemohon.

Setelah itu, pemohon akan mendapatkan surat balasan melalui surel dari Layanan Data P3KE untuk mendapat kode konfirmasi (lihat Gambar Surat Balasan dari Layanan Data P3KE).

Selanjutnya, masukkan kode konfirmasi tersebut ke dalam kotak konfirmasi yang dilingkari. Kemudian klik Oke untuk menyelesaikan tahap registrasi akun (lihat Gambar Kode Konfirmasi Registrasi)

Setelah menyelesaikan tahap registrasi akun, pemohon akan menerima surel konfirmasi terkait registrasi yang telah disetujui. Di dalam surel tersebut, berisi alamat sural elektronik dan kata sandi yang dapat digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi (lihat Gambar Surel Konfirmasi Persetujuan Registrasi)

B. Masuk Aplikasi

Setelah mendapatkan persetujuan dan kata sandi, pilih menu Masuk. Dimana selanjutnya akan muncul form untuk masuk ke dalam aplikasi seperti yang terlihat dalam Gambar Masuk Aplikasi.

Setelah memasukan alamat sural elektronik dan kata sandi sesuai dengan surel yang pemohon terima, klik Oke.

Pembuatan akun hanya dilakukan satu kali dan dapat digunakan untuk melakukan beberapa jenis permohonan data, konsultasi ataupun permintaan narasumber.

C. Pengajuan Permohonan Data

Pada tahapan pengajuan permohonan ini pemohon akan membuat tiket baru yang berisikan jenis permohonan yang dibutuhan. Untuk memulai, klik menu Permohonan, tahapan pengajuan data dimulai dengan memilih menu Tiket. Selanjutnya klik tombol tambah untuk membuat tiket baru.

Pada Gambar 6. Tiket Baru Jenis Permohonan, pilih jenis permohonan dalam menu drop down yang diberi tanda 1. Jenis permohonan tersebut dapat berupa:

• Permohonan Data Nama dan Alamat/By Name By Address (BNBA)
• Permohonan Data Tanpa Nama dan Alamat (tanpa BNBA)
• Permohonan Konsultasi
• Permohonan Narasumber

Setelah memilih jenis permohonan yang terlihat pada Gambar Tiket Baru Jenis Permohonan, pemohon juga perlu mengisi keterangan terkait perihal permohonan data tersebut pada bagian yang diberi tanda 2. Lalu pilih jenis strategi kebijakan dengan mencentrang kotak yang sesuai pada bagian yang diberi tanda 3. Pilihan jenis strategi dapat lebih dari satu, sesuai dengan pengajuan.

Pemohon juga perlu mengisi secara lengkap instansi penanggung jawab, tujuan atau manfaat, kriteria penerima manfaat serta melampirkan dokumen pendukung dengan mengunggah dokumen tersebut dalam format zip. Dokumen syarat yang perlu diunggah antara lain: (i) Surat Permohonan, dan (ii) Surat Pernyataan.

D. Permohonan Konsultasi

Untuk permohonan konsultasi, lengkapi tanggal dan jam kunjungan yang diberi tanda 1. Lalu lengkapi dengan perihal/maksud kunjungan, keterangan dan unggah dokumen permohonan yang diberi tanda 2. Kemudian klik Oke sesuai dengan tanda 3. Lihat Gambar Permohonan Konsultasi.

E. Permohonan Narasumber

Untuk permohonan narasumber, pemohon dapat memilih jenis permohonan ‘Narasumber’, lalu mengisi perihal, asal instansi, tujuan serta mengunggah surat lampiran permohonan narasumber seperti dalam Gambar Permohonan Narasumber.

TAHAP 2: TELAAH

1. Sekretariat Satgas Pengelola Data P3KE memproses surat permintaan data dari pemohon untuk penerbitan disposisi ke Tim Teknis Satgas Pengelola Data P3KE untuk melakukan telaah permintaan data.
2. Setelah disposisi diterima, Tim Teknis Satgas Pengelola Data P3KE akan:
   1. Melakukan pengecekan untuk memastikan kelengkapan dokumen permintaan data sesuai prosedur permintaan data.
   2. Apabila surat permintaan data belum memenuhi persyaratan administrasi sebagaimana tersebut di atas, maka Tim Teknis Satgas data P3KE akan menghubungi instansi/lembaga pemohon jika alamat dan nama kontak instansi/lembaga dicantumkan, untuk selanjutnya diinformasikan syarat-syarat administrasi yang masih perlu dilengkapi.
   3. Apabila surat permintaan data telah memenuhi persyaratan administrasi sesuai prosedur permintaan data, Tim Teknis Satgas Pengelola Data P3KE akan menghubungi kontak yang ditunjuk oleh instansi/lembaga pemohon untuk:
      1. Menginformasikan bahwa permintaan data P3KE dari pemohon telah diterima dan disetujui untuk diproses.
      2. Mendapatkan konfirmasi dari pemohon mengenai format data yang dapat dikelola oleh instansi/lembaga pemohon dan cara pengiriman/penyerahan data kepada pemohon
      3. Menginformasikan pemohon mengenai estimasi waktu proses permintaan data.

Konfirmasi Tiket Permohonan; Jika permohonan sudah terkirim, maka akan ada surat elektronik balasan konfirmasi tiket permohonan

TAHAP 3: PENGOLAHAN DATA

1. Penyiapan variabel

   Data P3KE akan disiapkan sesuai dengan informasi detil mengenai program dan variabel data yang telah dikonsultasikan pada tahap telaah. Variabel-variabel data yang dapat disediakan oleh data P3KE dapat dilihat pada tabel berikut:

   No.	Grup Variabel	Nama Variabel
   1.	Demografi	Sesuai dengan kebutuhan dan ketersediaan data
   2.	Pendidikan	Pendidikan SD, SMP, SMA+: Kepala Rumah Tangga; Pendidikan SD, SMP, SMA+: Anggota Rumah Tangga
   3.	Pekerjaan	Sektor Pekerjaan; dan Status Pekerjaan Kegiatan usaha Ekonomi
   4.	Fasilitas Rumah	Jenis Lantai terluas; Jenis Atap terluas; Jenis Dinding terluas; Sumber penerangan Utama; Sumber Air Minum; Sanitasi; Status Kepemilikan Rumah; dan Bahan bakar utama untuk memasak

   Namun demikian, Tim Teknis Satgas Data P3KE tetap dapat menyediakan akses publik secara daring (online) untuk data sebaran/agregat hingga level kecamatan karena tidak mengikutsertakan informasi yang bersifat rahasia dari individu/keluarga dalam data P3KE. Tim Teknis Satgas Data P3KE dapat memilih beberapa variabel yang paling sering digunakan untuk perencanaan program kemiskinan ekstrem.

   Untuk keperluan penelitian/analisis, Data P3KE dapat menyediakan data individual tanpa nama dan alamat yang dapat diakses oleh lembaga pemerintah, lembaga akademis, lembaga sosial non-pemerintah, bahkan mahasiswa yang akan menyusun skripsi, tesis atau disertasi terkait program kemiskinan ekstrem. Permintaan Data P3KE untuk keperluan penelitian dilakukan melalui surat formal kepada Sekretariat Satgas Data P3KE.

2. Estimasi waktu standar

   Proses penyiapan data memerlukan waktu, lama penyiapan data terhitung setelah disposisi diterima oleh Sekretariat Satgas Data P3KE. Proses penyiapan data terdiri dari proses pengolahan data dan pemeriksaan data. Lamanya waktu sesuai dengan aturan perundangan yang berlaku

3. Status permintaan data

   Tahap penyiapan data dapat dipantau melalui laman website resmi dengan masuk/login ke sistem layanan permintaan data P3KE.

4. Pemeriksaan kualitas data

   Setelah pengolahan data selesai, data yang tersedia akan diperiksa oleh tim teknis Sekretariat Satgas Data P3KE untuk memastikan kelengkapan data sesuai dengan permintaan pemohon. Data yang telah diperiksa dan dapat dipastikan kelengkapannya akan disalin ke tautan penyimpanan daring dan diberi label identitas dan nomor pendaftaran dan permintaan.

   Setelah proses penyiapan data selesai dilakukan, Sekretariat Satgas Data P3KE akan menghubungi instansi/lembaga pemohon untuk menginformasikan kesiapan data dan mengonfirmasi mekanisme proses penyampaian data kepada instansi/lembaga pemohon.

TAHAP 4: PENYAMPAIAN DATA

1. Penyiapan media

   Penyampaian data kepada instansi/lembaga pemohon dilakukan melalui:

   1. Penyerahan data secara langsung kepada perwakilan/pihak yang ditunjuk oleh instansi/lembaga pemohon apabila yang bersangkutan datang ke kantor Sekretariat Satgas Data P3KE. Penyerahan data kepada perwakilan/pihak yang ditunjuk oleh instansi/lembaga pemohon dapat dilakukan apabila yang bersangkutan dapat menunjukkan surat tugas dari instansi/lembaga pemohon kepada yang bersangkutan untuk menerima data sebagaimana dimaksud dalam surat permohonan data yang disampaikan sebelumnya. Petugas akan menyerahkan data dan mensosialisasikan cara mengunduh data dari tautan penyimpanan daring.
   2. Penyampaian tautan penyimpanan daring kepada instansi/lembaga pemohon dilakukan dengan mengunduh data yang telah disiapkan berdasarkan surat permohonan dari instansi/lembaga pemohon.
   3. Setiap data yang disediakan oleh Sekretariat Satgas Data P3KE dilengkapi dengan kata sandi (password) untuk dapat mengunduh data.

   Konfirmasi Unduh Data

   Jika proses pengolahan data sudah selesai, maka akan ada surat elektronik perihal permintaan data siap diunduh dengan terlebih dahulu melampirkan BAST/PKS pada akun pemohon sebagai syarat untuk memperoleh kata sandi.

   

2. Berita Acara Serah Terima (BAST)/Perjanjian Kerja Sama (PKS)

   Pihak yang ditunjuk dari instansi/lembaga pemohon yang menerima data dari Sekretariat Satgas Data P3KE harus melengkapi dan menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST). BAST ini ditujukan bagi pemohon yang berasal dari instansi/lembaga serta internal Kementerian Koordinator Bidang Pembangunan Manusia dan Kebudayaan. Sedangkan, Perjanjian Kerja Sama (PKS) diperlukan bagi kementerian lain yang melakukan permohonan data. Setelah melengkapi dan menandatangani BAST atau PKS, pemohon dapat memperoleh kata sandi (password) data yang disediakan oleh Sekretariat Satgas Data P3KE.

   Setelah memperoleh surat elektronik yang berisi kata sandi, pemohon dapat mengunduh data yang diajukan dalam daftar.

   

3. Survei kepuasan layanan

   Penyampaian data dilengkapi dengan survei kepuasan pelayanan data untuk keperluan internal Satgas Data P3KE.

4. Dashboard analisis

   Sekretariat Satgas Data P3KE menyiapkan dashboard data P3KE untuk dukungan analisa di masing-masing kementerian/lembaga/pemda. Dashboard P3KE juga dapat digunakan untuk pengambilan keputusan intervensi lokus prioritas program kemiskinan ekstrem pada level provinsi, kabupaten/kota, hingga level kecamatan. Dashboard P3KE dapat diakses ke p3ke.kemenkopmk.go.id

   Salah satu alat analisis untuk penentuan wilayah prioritas pada dashboard P3KE yaitu analisis kuadran sebagai berikut:

   

TAHAP 5: KONSULTASI DAN EDUKASI DATA

Setelah data selesai disediakan pada media yang telah dikonsultasikan dengan pemohon, Tim Teknis Satgas Data P3KE akan melakukan sesi konsultasi/edukasi isi data yang telah diolah dan diperiksa serta mendapat persetujuan untuk diserahkan ke pemohon. Sesi konsultasi/edukasi isi data akan dilakukan sesuai penjadwalan yang telah ditentukan. Sesi konsultasi/edukasi isi data juga memastikan pemohon dapat membuka dan mengolah data untuk dimanfaatkan dalam program percepatan penghapusan kemiskinan ekstrem.

PEMANFAATAN, PEMANTAUAN DAN EVALUASI DATA

1. Pemanfaatan data untuk program daerah

   Kementerian/lembaga/pemda yang telah melakukan pengesahan terhadap keluarga sasaran yang bersumber dari Data P3KE, dapat memberikan akses data tersebut kepada publik untuk kepentingan sasaran program didaerah maupun program-program yang disalurkan oleh pihak non pemerintah. Selain itu layanan bagi data juga dapat disediakan untuk kepentingan penelitian dan pengembangan daerah.

   Adapun Data P3KE yang telah ditetapkan oleh daerah dapat diakses melalui TKPK dengan menggunakan mekanisme yang disusun di daerah hingga pada level individual, dengan pembatasan sebagai berikut:

   1. Keperluan sasaran program daerah: Data dapat diberikan dengan nama dan alamat (by name by address) serta dilengkapi variabel yang dibutuhkan program.
   2. Keperluan penelitian dan pengembangan: Data dapat diberikan namun tanpa nama dan alamat serta dilengkapi variabel yang dibutuhkan program untuk kepentingan bagi data di daerah.

   Data P3KE yang telah dimanfaatkan oleh kementerian/lembaga/pemda dapat diberikan penanda terkait dengan program yang di berikan kepada individu/keluarga tersebut. Selain itu, kementerian/lembaga/pemda dapat juga melakukan verifikasi dan validasi data P3KE kembali sesuai dengan kriteria program yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi exclusion maupun inclusion error dari penerima program dan menyampaikan hasil verifikasi dan validasi tersebut kedalam data serta menyampaikan hasilnya kepada Tim Teknis Satgas Data P3KE.

2. Mekanisme data balikan

   Tim Teknis Satgas Data P3KE menyiapkan mekanisme dan format data balikan untuk meminta informasi secara berkala ke kementerian/lembaga/pemda untuk kepentingan monitoring dan evaluasi pemanfaatan data P3KE.

   Kementerian/lembaga/pemda yang telah memanfaatkan data P3KE berkewajiban memberikan data balikan dengan dilengkapi penanda pemanfaatan dari data tersebut dengan informasi program yang diberikan kepada Tim Teknis Satgas Data P3KE. Selain itu, kementerian/lembaga/pemda juga dapat memberikan penanda status keberadaan KPM di dalam dataset yang diberikan.

Mekanisme Pemantauan dan Evaluasi Penyiapan Data P3KE

Tim Teknis Satgas Data P3KE menyiapkan mekanisme dan format data balikan untuk meminta informasi secara berkala ke kementerian/lembaga/pemda untuk kepentingan pemantauan dan evaluasi pemanfaatan Data P3KE. Tim Teknis Satgas Data P3KE akan mempublikasi informasi ini secara terbatas untuk kepentingan rapat koordinasi Satgas P3KE. Data balikan yang diperlukan minimal mencakup penanda kepesertaan untuk keluarga yang diajukan menerima bantuan program daerah.

Perkembangan data balikan yang diberikan dari kementerian/lembaga/pemda akan didokumentasikan di dalam dashboard untuk dapat dipantau terus perkembangannya oleh Satgas P3KE. Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi Data P3KE dapat dilakukan oleh Satgas P3KE berdasarkan informasi data balikan yang disampaikan oleh kementerian/lembaga/pemda maupun berdasarkan informasi permintaan data dari kementerian/lembaga/pemda.